上班的過程中，其實不斷的對於所謂的信件及任務管理，在思考到底要怎麼做，才比較適合。而最近，終於慢慢地找出一些方法。自己先記錄下來，免得未來忘記！！
在這裡面，目前用到的是兩個軟體，outlook + Trello。直接講述步驟吧，
- 建立信件規則，
- 把所有進來的信件，直接加上標籤"待處理"。
- 把所有寄出去的信，直接"把自己加到副本"。
- 把"特別重要的寄件者"寄出來的信，轉寄到 Trello去。
- 避免郵箱大小限制，會把所有信件拉到本機的一個”ongoing"資料夾。
- 設定類別"行動"／"追蹤"。
- 每天在ongoing裡面，確認"待處理"標籤。
- 如果需要處理，標註"行動"類別。
- 自己去追蹤的事情，則標註"追蹤"類別。
- 如果是剩下無關緊要事情，則清除"待處理"的標籤。
- 如果事情處理完成，把"待處理"改為"已完成。
解釋這樣的作法，最重要的是項目三，把所有寄出去的信，直接加上副本寄給自己，換言之，就會收到自己寄出並且標示待處理的信件。自己寄出去的信，通常是有包含：回復長官交辦任務／交辦廠商任務／同事之間三種事情。有的時候常常寄出去的信件就無疾而終，自己也沒有再追。
以這樣的作法，所有在ongoing裡面，不管是廠商／長官／同事／自己的信件，第一步都會被標註"待處理"，依照信件性質，處理的流程，最後狀態會是"待處理"+"追蹤"，或是"已完成"+"追蹤"，或是沒有任何標籤。不會變成孤兒或是忘記處理的狀況。
這樣做還有一個優點，就是所有被標註"已完成"的信件，都可以看做是本周的工作項目，要寫工作週報才不會忘記。
如果再ongoing裡面時間太久的信件，例如自己回覆給長官，報告已完成長官交辦任務的信，狀態會是"已完成"+"追蹤"，如果三個月，長官都沒有再交辦或是要求修改，就可以把"追蹤"類別移除，就可以移到專案的目錄裡面。
另外，還有一個軟體 Trello，是我用來追蹤比較重要的信件。
把"特別重要的寄件者"寄出來的信，直接轉寄到Trello的特定看板裡面。在這個看板裡面，依照不同寄件者，建立不同列表。轉寄過來的信，第一步會掉進job pool裡面，產生不同的卡片。下一步，就是把卡片依照不同寄件者，分到不同列表去。持續追蹤所有的卡片，直到所有卡片都清除乾淨，就表示這些"特別重要的寄件者"所要求的任務，已經全部處理完成。
這兩件事情，是我目前整理起來，最適合我工作的方式。隨時清理 Trello的卡片，確認長官任務都已完成回復。確認outlook裡面的信件，標籤"待處理"的信件，那些"行動"類別的有沒有做該做的行動，另外持續的關心"追蹤"類別的信件，確認這些信件的終點是甚麼！
這是針對雜亂的信件，所找出目前最適合我的方式，也許每個人都有自己的方式，但是這個方法目前看起來，幫助我在信件及任務管理上面，解決很大的問題。再來就是要把這些東西，跟專案管理（開發時程／產出文件），設法綁在一起了！
